Как планировать рабочее время, чтобы получить повышение в должности?

Мы все сталкивались с трудностями тайм-менеджмента на работе. Вы просыпаетесь с надеждой и оптимизмом — вы не только уложитесь в сроки, но и пойдете в спортзал и приготовите здоровую домашнюю еду. 

Потом происходит жизнь. Вы уходите поздно, попадаете в пробку и приходите к своему рабочему столу уже разочарованным миром. Садясь, чтобы, наконец, завершить проект, который вы откладывали в течение нескольких недель, вы понимаете, что у вас есть встречи подряд до полудня — и да, вы уже опаздываете на первую. Вы, наконец, уходите с последней встречи и начинаете просматривать электронные письма, когда вас втягивают на встречу с вице-президентом. У него к вам последняя просьба. «Это займет всего час», — говорит он. Попробуйте три. 

Хорошая новость заключается в том, что есть способы вернуть эти, казалось бы, неуловимые потерянные часы дня. Все дело в личном управлении временем — управляйте своим временем, а не позволяйте ему управлять вами. У нас есть десять советов по тайм-менеджменту, которые помогут вам начать работу

Планирование: что это?

Тайм-менеджмент — это процесс планирования и контроля того, сколько времени тратится на определенные виды деятельности. Грамотное управление временем позволяет человеку успеть больше за более короткий период времени, снижает уровень стресса и ведет к успеху в карьере .

Важно уметь эффективно управлять своим временем. Поэтому важно планировать рабочее время правильно. Грамотное управление временем ведет к повышению эффективности и продуктивности, снижению стресса и большему успеху в жизни.

Читайте также: Как перестать прокрастинировать и добиться повышения?

Типичные ошибки планирования

Представьте, что сотруднику фирмы «Рога и копыта» поручили спланировать новый проект. Он долго думал и решил, что на выполнение этой задачи уйдёт N дней. Все остались довольны его прогнозом. Но N дней прошло, а проект так и не был выполнен из-за непредвиденных обстоятельств. Руководство фирмы выделило ещё немного времени. Проект закрыли за 3N дней. Через полгода сотруднику снова поручили спланировать похожий проект. Он помнил о прошлой неудаче и решил заложить на выполнение задачи чуть больше времени. Но ситуация повторилась.

«Ошибка планирования» — это излишний оптимизм, выражающийся в недооценке времени, необходимого для выполнения задачи. Ошибка планирования носит систематический характер и не зависит от опыта. Даже если в прошлом человек уже сталкивался с такими же задачами и потратил на них больше времени, чем предполагал вначале, он всё равно склонен преуменьшать необходимый на их выполнение срок.

При планировании люди настроены излишне оптимистично. Это мешает адекватно оценивать сроки выполнения любого проекта. Если вы попросите человека спланировать что-то, то он, скорее всего, не будет учитывать возможные ошибки и непредвиденные обстоятельства. Так происходит из-за того, что человек считает, что в этот раз он справится с прокрастинацией или что предыдущий опыт сыграет ему на руку. 

Читайте также: Что такое состояние потока в работе и как в него войти?

Как планировать своё рабочее время

Мы собрали лучшие советы, которые помогут тем, кто много работает и при этом ничего не успевает, эффективно планировать рабочее время и добиться максимальной продуктивности.

Выясните, как вы сейчас проводите свое время

Чтобы оптимизировать личное управление временем, сначала нужно выяснить, куда уходит время. Попробуйте усердно записывать свое время в течение недели, отслеживая свои ежедневные действия. Этот аудит поможет вам:

• Определите, сколько вы реально можете сделать за день.
• Определить время отстой.
• Сосредоточьтесь на деятельности, которая обеспечивает наибольшую отдачу.

Когда вы проведете этот аудит времени, станет ясно, сколько времени вы тратите на непродуктивные мысли, разговоры и действия.
Вы получите более точное представление о том, сколько времени у вас занимают определенные типы задач (что будет очень полезно для выполнения в более позднем совете). Это упражнение также может помочь вам определить время дня, когда вы наиболее продуктивны — таким образом, вы будете знать, когда работать над своими проектами, требующими наибольшего внимания и творчества.

Составьте распорядок дня и придерживайтесь его

Этот шаг абсолютно необходим для того, чтобы научиться планировать рабочее время. Даже не пытайтесь начинать свой день без организованного списка дел. Прежде чем уйти с работы на день, составьте список самых неотложных задач на следующий день. Этот шаг позволяет вам приступить к работе, как только вы доберетесь до офиса.

Записывая все на бумаге, вы не будете спать по ночам, перебирая задачи, проходящие через ваш мозг. Вместо этого ваше подсознание работает над вашими планами, пока вы спите, а это значит, что вы можете проснуться утром с новыми идеями на рабочий день.

Расставьте приоритеты

Когда вы составляете свой список дел, расстановка приоритетов является ключом к успешному управлению временем на работе. Начните с исключения задач, которые вы не должны выполнять в первую очередь. Затем определите три или четыре наиболее важные задачи и выполните их в первую очередь — таким образом вы убедитесь, что выполнили самое необходимое.

Оцените свой список дел и убедитесь, что вы организовали его на основе важности задачи, а не ее срочности. Важные обязанности способствуют достижению ваших целей, тогда как срочные требуют немедленного внимания и связаны с достижением чужих целей.

Сгруппируйте похожие задачи

Сэкономьте время и умственную энергию, пытаясь выполнить все дела одного типа, прежде чем переходить к следующему. Например, выделяйте отдельные отрезки времени для ответов на электронные письма, совершения телефонных звонков, подачи документов и т. д. Не отвечайте на электронные письма и сообщения по мере их поступления, так как это в лучшем случае отвлекает. Отключите уведомления на телефоне и по электронной почте, чтобы полностью избавиться от соблазна проверить в неурочное время.

Установите ограничения по времени для задач

Часть создания вашего расписания должна включать в себя установление временных ограничений для задач, а не просто работу до тех пор, пока они не будут выполнены. Списки дел прекрасны и прекрасны, но иногда вам может казаться, что вы никогда ничего не отмечаете.

Если вы хотите установить устойчивый темп рабочего процесса, Техника Помидора может помочь вам проверять свой список дел 25-минутными порциями, делая короткие перерывы между каждым заданием и более длительный перерыв после выполнения четырех. Эта техника уравновешивает узкую направленность с частыми перерывами, снижая умственное напряжение и поддерживая мотивацию.

Планируйте время для отдыха

Эффективность – это не только про качественную работу, но и про хороший отдых. Поэтому при планировании своего времени (рабочих и личных задач), незабывайте отвести достаточно времени на отдых.

Люди часто впадают в крайности: либо ничего не успевают и не могут организовать своё время, либо планируют слишком много и не уделяют достаточно времени отдыху. Только правильное комбинирование рабочих и личных задач, в сочетании с полноценным отдыхом помогут вам быть максимально продуктивными.

Заключение

Недостаток времени — это результат плохого управления временем или его отсутствия. Люди попадают в такое состояние, когда у них слишком много дел и слишком мало времени для этого. Их личная жизнь страдает, и они чувствуют себя все более перегруженными обязанностями и делами, несмотря на тяжелую работу.

Тайм-менеджмент требует активных решений о том, что человек хочет делать. Без тайм-менеджмента люди постоянно реагируют на внешние раздражители и теряют чувство контроля над своей работой и жизнью.