АССИСТЕНТ-ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЬ В ОТДЕЛ МАРКЕТИНГА ФРИЛАНС / УДАЛЕНКА

Привет! Мы ищем ассистента – делопроизводителя в отдел маркетинга Яндекс.Учебника.

• Чаще всего нужно будет сопровождать внутренний документооборот закупок: как регулярных контрактов и выплат по ним, так и разовых.
• Иногда будут задачи, связанные с реализацией акций и вовлекающих механик (написание и согласование с юристами правил акций, отправка призов победителям).
• Производство сувениров: менеджмент проекта (соединить заказчика, дизайнеров, производителей, отдел закупок и логистов).

Это позиция на фултайм, формат работы — удалённый. Нужно быть на связи в рабочее время (по Москве), оперативно отвечать в разных каналах коммуникации.

Вы будете работать вместе с делопроизводителями из других отделов, маркетологами, подрядчиками, юристами и дизайнерами.

Cо своей стороны обещаем регулярную оплату (по контракту ГПХ) и работу в команде с горизонтальной коммуникацией.

Что делать?

Делопроизводство

• ежемесячно: сверки бюджета, принятие отчетов и выплаты поставщикам
• еженедельно:
• ведение тикетов отдела маркетинга: закрытие старых, актуализация просроченных
• участие в планерке отдела
• ведение проектных дедлайнов
• ассистирование сотрудникам отдела
• ведение архива отдела: актуализация notion, трекера, хранения документов (видео, брошюр, актуальных файлов) во внутренних системах отдела

Проведение конкурсов:

• Периодичность – под отдельные спецпроекты и инфоповоды
• продумывание механики, согласование, подбор призов (чаще всего от партнеров)
• коммуникация с партнером, заключение соглашения (согласование с юристами и налогами, подписание)
• подготовка правил конкурса (по шаблону), согласование с юристами
• подведение итогов конкурса, составление протокола (по шаблон)
• коммуникация с победителями: собрать данные для отправки призов, ответить на вопросы
• заказ доставки подарков, контроль

Производство сувениров:

• Периодичность: 1 раз в году, под Новый год
• количество позиций: от 7 до 10 наименований
• отправка в 50 регионов РФ по адресам, собранным разными отделами компании
• управление тикетами отдела логистики

Менеджмент участия в выставках

• периодичность: не более 4-х раз в год
• бейджи, CV и фото спикеров, заполнение разной выставочной документации
• организация учета сувенирки и логистики для выставок

Тестовое задание:

1. посмотрите сайт Яндекс.Учебника и сделайте предложение по производству сувениров (что это может быть, референсы, примерный бюджет, возможные поставщики).
2. ежегодно в феврале Яндекс.Учебник проводит Олимпиаду “Я люблю математику”, сделайте диаграмму ганта с планом подготовки (проверять будем не знание этапов подготовки, а умение работать с документацией).
3. Вам поступила задача заключить договор с новым подрядчиком (подрядчик юр.лицо) и оплатить его услуги по схеме: аванс, полная оплата. Напишите, пожалуйста, этапы процесса, какие документы нужно будет запросить у подрядчика для договора, как правильно прописать выплату и какие документы потребуются для этого?

Тестовое задание прикрепите к отклику в виде ссылки на Гуглдок.

Контактное лицо: Елена Лопатина

Если вам подходят условия этой вакансии ассистент-делопроизводитель в отдел маркетинга в Яндекс.Учебник, пожалуйста, нажмите “Откликнуться” (справа или ниже).

Смотрите также: Продавец-консультант в Универмаг Хлебный, Москва